ICT IN ORGANIZATION

ICT IN ORGANIZATION

             บทบาทที่เทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามามีส่วนในการดำเนินชีวิตของเราไม่ว่าที่ทำงานหรือบ้าน ในชีวิตประจำวัน จะเห็นได้ว่า ความสามารถในการเข้าถึงแหล่งข้อมูล และความสามารถในการส่งหรือการสื่อสาร ข้อมูลได้เพิ่มขึ้นอย่างมาก ด้วยวิวัฒนาการด้านการสื่อสารโทรคมนาคมและคอมพิวเตอร์ เช่น รายการจากข่าวโทรทัศน์ จะเห็นได้ว่าการสื่อสารที่นำข่าวจากจุดต่างๆ ทั่วโลกเข้ามาพร้อมกันในเวลาเดียวกัน สามารถ สื่อสารโต้ตอบและส่งภาพถึงกันได้แม้ว่าจะอยู่คนละสถานที่ที่ห่างไกลกันมาก หรือการส่งข่าวสารในระบบต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นเนื้อความ ภาพ เสียง ไปให้ผู้อื่นได้ และสื่อสารโต้ตอบกันได้ในเวลาปัจจุบัน โดยเฉพาะระบบเครือข่ายสื่อสารที่เป็นที่รู้จักกันดีในปัจจุบันคือ ระบบ อินเตอร์เน็ต (Internet) ในปัจจุบันภาครัฐและเอกชน เอกชนได้นำเทคโนโลยีสารสนเทศมาช่วยในการตัดสินใจ (Make-decision) โดยการตัดสินใจเป็นกิจกรรมที่สำคัญและต้องตัดสินใจอย่างถูกต้องและรวดเร็ว เทคโนโลยีสารสนเทศพัฒนาไปมาก นอกจากจะใช้ดำเนินการแล้ว ยังนำมาใช้ในการจัดการด้านธุรกิจด้วย เช่น ธุรกิจทางธนาคาร, การประกันภัย, การท่องเที่ยว, โรงงาน, โรงแรม, โรงพยาบาล, ระบบการศึกษา เป็นต้น

         

         ดังนั้นเราอาจจะกล่าวได้ว่าเทคโนโลยีสารสนเทศได้เข้ามีบทบาทสูงขึ้นอย่างมากในการดำเนินงานและการตัดสินใจของคนในสังคม ปัจจุบันจึงเรียกว่า สังคมสารสนเทศซึ่งหมายถึงการที่สารสนเทศกลายเป็นสิ่งที่เชื่อมโยงหน่วยต่างๆ ในสังคมเข้าด้วยกัน และสร้างสังคมขับเคลื่อนด้วยสารสนเทศ จึงมีความจำเป็นที่ต้องศึกษาเกี่ยวกับเทคโนโลยีสารสนเทศ เพื่อให้ทราบว่าหมายถึงอะไร ประกอบด้วยอะไร มีบทบาทและความสำคัญหรือความจำเป็นอย่างไรในปัจจุบันและอนาคต การจัดระบบสารสนเทศที่ดีจะช่วยให้การบริหารงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งข้อมูลและสารสนเทศที่มีคุณภาพจะต้องมีความเที่ยงตรงตามเรื่องที่ต้องการใช้ เรียกใช้สะดวก รวดเร็ว และทันต่อเวลา

ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศจะประกอบด้วย

           1.ระบบประมวลผลรายการ (Transaction Processing System)   เป็นระบบที่ทำหน้าที่ในการปฏิบัติงานประจำ และทำการบันทึกจัดเก็บ ประมวลผลที่เกิดขึ้นในแต่ละวัน และให้สารสนเทศสรุปเบื้องต้นของการปฏิบัติงานประจำวันโดยมากจะนำระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาทำงานแทนเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้นระบบประมวลผลรายการนี้มักเป็นระบบที่เชื่อมโยงกิจการกับลูกค้าหรือบุคคลภายนอกมากติดต่อกับ กิจการ เช่น การจองบัตรโดยสารเครื่องบิน การฝาก-ถอนอัตโนมัติ เป็นต้น           

            2.ระบบสำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation System)  เป็นระบบสนับสนุนงานธุรการในหน่วยงาน เพื่อให้พนักงานระดับธุรกิจสามารถทำหน้าที่อย่างมีประสิทธิภาพ ระบบนี้จะเกี่ยวข้องกับการจัดการเอกสาร ได้แก่ การติดต่อประสานงานผ่านระบบไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ (Electronic mail) ระบบฝากข้อความ (Voice Mail)

     

             3.ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (Management Information Systems) เป็นระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหารระดับกลาง เพื่อใช้ในการวางแผน บริหารจัดการและควบคุมงาน โดยทั่วไประบบนี้จะเชื่อมโยงข้อมูลที่อยู่ในระบบประมวลผลเข้าด้วยกัน เพื่อสร้างสารสนเทศที่เหมาะสมและจำเป็นต่อการบริหารอย่างมีประสิทธิภาพ

           

             4. ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support System)  เป็นระบบที่ช่วยผู้บริหารในการตัดสินใจสำหรับปัญหาที่อาจมีโครงสร้างหรือขั้นตอนการหาคำตอบที่แน่นอนตายตัวเพียงบางส่วนหรือเป็นกรณีเฉพาะ นอกจากนี้ระบบนี้ยังเสนอทางเลือกต่างๆ ให้ผู้บริหารพิจารณา เพื่อเลือกทางเลือกที่เหมาะสมที่สุด หลักการของระบบสนับสนุนการตัดสินใจสร้างขึ้นจากแนวคิดการใช้คอมพิวเตอร์ช่วยในการตัดสินใจอย่างมีประสิทธิภาพ โดยผู้ใช้โต้ตอบตรงกับระบบ ทำให้สามารถวิเคราะห์ปรับเปลี่ยนเงื่อนไขและกระบวนการพิจารณาได้ตลอดเวลา โดยอาศัยประสบการณ์วิจารณญาณ และความสามารถของผู้บริหารเอง โดยอาจจะใช้การจำลองแบบ เพื่อช่วยในการตัดสินใจ โดยไม่ต้องเสี่ยงกระทำในสภาพจริง

http://school.obec.go.thpasatwitDi_licontentcompcomp_weblesson3lesson2_3.htm

หน้าที่ของเทคโนโลยีสารสนเทศ

           

            เทคโนโลยีสารสนเทศมีหน้าที่ที่จะช่วยให้ผู้ใช้ได้รับ“สารสนเทศ” ตามที่ต้องการถ้าปราศจากเทคโนโลยีสารสนเทศแล้ว จะเป็นการยากอย่างยิ่งในการสื่อสารสารสนเทศทั้งนี้เพราะในภาวะปัจจุบันมีสารนิเทศจำนวนมากมายมหาศาล เพราะการเพิ่มปริมาณของเอกสาร อย่างล้นเหลือ (Publication Explosion) ทำให้เกิดภาวะที่เรียกว่า “INFORMATION EXPLOSION” ประกอบกับสภาพวะเงินเฟ้อ รวมทั้งความคาดหวังของผู้ใช้สารสนเทศที่ตื่นตัว และมีความต้องการสารสนเทศทั้งในแง่ของความรวดเร็วและความถูกต้อง จึงทำให้มีการนำเทคโนโลยีเข้ามาใช้ 

ประโยชน์ของการนำเทคโนโลยีมาประยุกต์ใช้             

1. ช่วยในการสื่อสารระหว่างกันอย่างรวดเร็ว ทั้งโทรศัพท์ โทรสาร อินเตอร์เน็ต ฯลฯ

      

2. เทคโนโลยีสารนิเทศใช้ในการจัดระบบข่าวสาร ซึ่งผลิตออกมาแต่ละวันเป็นจำนวนมหาศาล

     

3. ช่วยให้สามารถเก็บสารสนเทศไว้ในรูปที่สามารถเรียกใช้ได้อย่างสะดวกไม่ว่าจะใช้กี่ครั้งก็ตาม

4. ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการผลิตสารสนเทศ เช่น ช่วยนักวิทยาศาสตร์ วิศวกรในด้านการคำนวณตัวเลขที่ยุ่งยาก ซับซ้อน ซึ่งไม่สามารถทำให้สำเร็จได้ด้วยมือ

5. ช่วยให้สามารถจัดระบบอัตโนมัติ เพื่อการเก็บ เรียกใช้และประมวลผลสารสนเทศ

6.สามารถจำลองแบบระบบการวางแผนและทำนาย เพื่อทดลองผลกับสิ่งที่ยังไม่เกิดขึ้น

7. อำนวยความสะดวกใน “การเข้าถึงสารสนเทศ” (ACCESS) ดีกว่าสมัยก่อนทำให้บุคคลและองค์กรมีทางเลือกที่ดีกว่า มีประสิทธิภาพกว่า และสามารถแข่งขันกับผู้อื่นได้ดีกว่า

8. ลดอุปสรรคเกี่ยวกับเวลาและระยะทางระหว่างประเทศ

http://www.mundesleyjuniorschool.com/InternetResources/Teachers/teachinglinksict.shtml

การนำเทคโนโลยีสารสนเทศไปใช้ในองค์กร         

•      การวางแผนกลยุทธ์ด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ หน่วยงานขนาดใหญ่ระดับกระทรวง กรม หรือบริษัทขนาดใหญ่จำเป็นจะต้องมีแผนกลยุทธ์ด้านเทคโนโลยีสารสนเทศที่เหมาะสม เพื่อใช้เป็นแผนที่สำหรับนำไปสู่การประยุกต์เทคโนโลยีสารสนเทศได้อย่างมีประสิทธิภาพ การนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้นั้น หากไม่ได้วางแผนละควบคุมให้ดี กลับไปเลือกใช้เทคโนโลยีผิดแล้วจะเกิดความเสียหายได้มาก นอกจากจะสิ้นเปลืองเงินลงทุนไปโดยใช่เหตุแล้ว ยังเสียเวลา และทำให้การทำงานปั่นป่วนได้ การวางแผนกลยุทธ์นั้นช่วยให้เห็นภาพรวมของการประยุกต์เทคโนโลยีสารสนเทศโดยรวมของทั้งหน่วยงานได้ชัดเจนขึ้น เกิดความเข้าใจว่าจะต้องพัฒนางานหรือเทคโนโลยีใด เมื่อใด และต้องใช้ทรัพยากรมากเท่าใด

   

•  การกำหนดมาตรฐาน เป็นเรื่องจำเป็นอย่างยิ่งในการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศทำงานร่วมกัน ระหว่างหน่วยงานต่างๆ มาตรฐานทางด้านเทคโนโลยีสารสนเทศนั้นมีอยู่หลายเรื่อง มาตรฐานทางด้านตัวเครื่องคอมพิวเตอร์ จะต้องเป็นแบบที่ทำให้เครื่องและอุปกรณ์ทั้งหลายทำงานร่วมกันได้ มาตรฐานทางด้านซอฟต์แวร์เป็นตัวกำหนดว่าทั้งองค์กรจะต้องใช้ซอฟต์แวร์แบบไหนบ้าง จะใช้ภาษาคอมพิวเตอร์อะไร จะใช้ระบบจัดการฐานข้อมูล มาตรฐานข้อมูลและรหัสข้อมูลแบบไหน หรือใช้โปรแกรมสำเร็จอะไร การใช้ซอฟต์แวร์เป็นมาตรฐานเดียวกันจะทำให้หน่วยงานทำงานได้สะดวกขึ้น ไม่สิ้นเปลืองทรัพยากรมากนัก

        

•   การลงทุนด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ เราควรลงทุนด้านเทคโนโลยีสารสนเทศมากสักเท่าใด นี่เป็นคำถามที่ยังหาคำตอบไม่ได้ชัดเจน และทำให้ผู้บริหารเทคโนโลยีสารสนเทศมีปัญหากับ ผู้บริหารองค์กร เพราะผู้บริหารองค์กรไม่เข้าใจว่าเหตุใดจึงต้องลงทุนทางด้านเทคโนโลยีสารสนเทศไปมากนัก หรือเหตุใดลงทุนไปแล้วสามารถไม่ได้ผลตอบแทนเท่าที่ควร

   

•   การจัดองค์กร เมื่อมีแผนงานและงบประมาณสำหรับดำเนินการด้านเทคโนโลยีสารสนเทศแล้ว ต่อไปก็จำเป็นที่จะต้องพยายามสร้างองค์กรด้านเทคโนโลยีสารสนเทศของหน่วยงานให้เข้มแข็งมากขึ้น 

  

•   การบริหารงานพัฒนาระบบ การพัฒนาระบบนั้นเป็นงานที่ต้องวางแผนอย่างดี และต้องมีหัวหน้าโครงการที่มีความรู้ทั้งทางด้านเทคนิคและทางด้านการสื่อสารทั้งด้วยวาจาและเป็นเอกสาร

    

•     การจัดการผู้ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ คือพยายามทำให้ผู้ใช้มีความรู้สึกที่ดีต่อแผนกเทคโนโลยีสารสนเทศ และขณะเดียวกันก็สามารถทำงานให้ตัวเองได้ภายในกฏเกณฑ์เทคโนโลยีสารสนเทศของหน่วยงาน เพื่อป้องกันปัญหาเรื่องการไม่ทำตามมาตรฐานที่กำหนด

    

•      การจัดการข้อมูล ปัญหาคือการแบ่งปันการใช้ข้อมูล การที่แผนกต่างๆ ต้องพยามยามจัดเก็บข้อมูลมาใช้เอง ทำให้ต้องทำงานซ้ำซ้อน และเกิดความสิ้นเปลืองโดยใช่เหตุ เพราะฉะนั้นต้องหาทางประสานงานให้ผู้ใช้ทุกหน่วยงานแบ่งปันข้อมูลกัน

   

•   การรักษาความมั่นคงปลอดภัยของระบบ การนำเทคโนโดลยีสื่อสารโทรคมนาคมมาใช้นั้นเป็นการเปิดโอกาสให้บุคคลภายนอกทำงานร่วมกับเราได้ ถ้าหากบุคคลภายนอกเหล่านี้ทำงานตรงไปตรงมาเราก็คงจะไม่มีปัญหาอะไร แต่บุคคลภายนอกบางคนอาจจะมีความประสงค์ร้าย คืออาจจะต้องการโจรกรรมข้อมูลของหน่วยงานไปใช้ หรือต้องการทำลายข้อมูลที่เราบันทึกเก็บไว้ ด้วยเหตุนี้ผู้บริหาร งานเทคโนโลยีสารสนเทศจึงจำเป็นจะต้องคิดหาวิธีที่จะป้องกันอุปกรณ์เทคโนโลยีสารสนเทศต่างๆทั้งฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ และข้อมูล ไม่ให้ถูกบุคคลภายนอกทำลายได้ นอกจากบุคคลภายนอกแล้ว ระบบสารสนเทศและอุปกรณ์ต่างๆ ของเราอาจจะประสบอุบัติภัยในด้านต่างๆ ได้ตลอดเวลา

            

http://www.vietnam-logistics.com/2012/05/ict-in-logistics-management.html

•     การวิจัยและพัฒนาเทคโนโลยีสารสนเทศ งานวิจัยนี้อาจเป็นเพียงงานขนาดเล็กที่ทำเพื่อให้เข้าใจผลิตภัณฑ์ใหม่ๆ ทางด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ เช่น เมื่อบริษัทไมโครซอฟต์นำระบบWindows 95 ออกจำหน่าย ก็ต้องศึกษาวิจัยว่าซอฟต์แวร์นี้มีฟังก์ชันอะไรบ้าง แตกต่างจากระบบ Windows อื่นๆ อย่างไร ต้องใช้คอมพิวเตอร์ที่มีสมรรถนะมากขนาดไหน สมควรที่จะซื้อหามาใช้หรือไม่

การประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในงานสำนักงาน ปัจจุบันสำนักงานจำนวนมากได้นำเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาประยุกต์ใช้อย่างแพร่หลาย ทั้งนี้เพื่อให้เกิดความสะดวกรวดเร็ว ความถูกต้อง และสามารถจัดพิมพ์ฉบับซ้ำได้เป็นจำนวนมาก เป็นต้น